Privacy policy

Privacy Policy voor Coöperatie KempenGlas 

De coöperatie KempenGlas U.A. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy bieden wij u heldere en transparante informatie over hoe wij zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

De coöperatie KempenGlas U.A. houdt zich aan de toepasselijke wet en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  1. Een ieders persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  2. Verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  3. Vragen om een ieders uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  4. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van een ieders persoonsgegevens gewaarborgd is;
  5. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  6. Op de hoogte zijn van een ieders rechten omtrent de persoonsgegevens, hen hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerking van persoonsgegevens van gewone leden en buiten gewone leden

Persoonsgegevens van gewone leden en buitengewone leden worden door de coöperatie KempenGlas U.A. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Informeren d.m.v. persoonlijke mails, nieuwsuitingen, kwaliteitsonderzoeken;
  • Communicatie over evenementen;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aangegane lidmaatschap en/of bestuurdersfunctie

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de coöperatie KempenGlas U.A. de volgende 

persoonsgegevens aan u vragen:

  • Volledige naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsels en achternaam);
  • Volledig adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode en woonplaats);
  • Telefoonnummer (vast en mobiel);
  • Emailadres(sen);
  • Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
  • BIC code, KvK-nummer (bedrijfsnaam), btw-nummer
  • IBAN nummer en tenaamstelling van de (bank)rekening;
  • Gewenst lidmaatschap.

Uw persoonsgegevens worden door de coöperatie KempenGlas U.A. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna zijn uw persoonsgegevens maximaal 7 jaar in de financiële administratie opgeslagen.

Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden

Persoonsgegevens van bestuursleden worden door de coöperatie KempenGlas U.A. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de zittingsperiode in het bestuur.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De meest actuele statuten van de coöperatie KempenGlas U.A. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de coöperatie KempenGlas U.A. de volgende 

persoonsgegevens van u vragen:

  • Volledige naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsels en achternaam);
  • Volledig adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode en woonplaats);
  • Telefoonnummer (vast en mobiel);
  • Emailadres(sen);
  • Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
  • IBAN nummer en tenaamstelling van de (bank)rekening;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Verklaring omtrent het gedrag (VOG).

Uw persoonsgegevens worden door de coöperatie KempenGlas U.A. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode een bestuurslid zitting heeft in het bestuur en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van ingeleende

Persoonsgegevens van ingeleende worden door de coöperatie KempenGlas U.A. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de coöperatie KempenGlas U.A. de volgende 

persoonsgegevens van u vragen:

  • Volledige naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsels en achternaam);
  • Volledig adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode en woonplaats);
  • Telefoonnummer(vast en mobiel);
  • Emailadres(sen);
  • Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
  • IBAN nummer en tenaamstelling van de (bank)rekening;
  • Verklaring omtrent het gedrag (VOG);
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer

Uw persoonsgegevens worden door de coöperatie KempenGlas U.A. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een dienstverband heeft met de coöperatie KempenGlas U.A en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het faciliteren van de bestuurs- en ledenadministratie (Dropbox/own cloud)
  • Het verzorgen van de ledenadministratie (Gerrekens Accountants en Consultants)
  • Het verzorgen van diensten / dienstverlening (Cooperatie KempenGlas U.A.)
  • Het aanleggen, belichten en onderhouden van de glasvezelverbinding (Spitters Elektrotechniek B.V., Aquestora)
  • Het versturen van een nieuwsbrief (La posta)
  • Faciliteren van de Kempenglas database (Mindfruit en RODS)
  • Het verzorgen van incasso en debiteurenbeheer (Hofman gerechtsdeurwaarders, incassospecialisten en juristen)
  • Juridische ondersteuning door (Equo advocaten en TRC advocaten) 
  • Het verzorgen van het secretariaat (Marja de Bruin Secretariële ondersteuning & Project management)
  • Organisatie en projectmanagement (Vandofi) 
  • Financiële doeleinden (Brabante Ontwikkelings Maatsschappij en Rabobank

Ook deze partijen gaan zorgvuldig met een ieders persoonsgegevens om en hanteren ook een Privacy Policy. 

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

De coöperatie KempenGlas U.A. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

De volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens beschermen tegen onrechtmatige verwerking;

  • Alle personen die namens de coöperatie KempenGlas U.A. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan u zelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Datalek
Binnen 24 uur nadat de coöperatie KempenGlas U.A. kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de gegevens, stelt de coöperatie KempenGlas U.A. verantwoordelijke hiervan op de hoogte en zal coöperatie KempenGlas U.A.informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de gegevens en de maatregelen die coöperatie KempenGlas U.A.heeft getroffen en zal treffen. Coöperatie KempenGlas U.A.zal verantwoordelijke ondersteunen en meldt binnen 4 weken aan betrokkenen en/of autoriteiten. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u met behulp van de contactgegevens direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Indien u na het doornemen van de Privacy Policy of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Contactgegevens

Coöperatie KempenGlas U.A.

Neterselsedijk 18

5094 BD  Lage Mierden

E : info@kempenglas.nl

I  : www.kempenglas.nl